La numérisation des documents professionnels représente une grande charge de travail pour tout chef d’entreprise qui doit pouvoir trouver des solutions pour l’archivage, le tri des documents s’ils ne sont plus pertinents. Mais le fait de scanner ces informations est-il suffisant pour permettre de gagner en efficacité ?
La Reconnaissance Optique de Caractères, c’est quoi, exactement ?
Soit, la loi impose aux entreprises de passer par la dématérialisation de leurs documents. Les enjeux sont d’importance. Dans un premier temps, gagner en efficacité pour l’entreprise, avec l’accès partout et tout le temps aux documents, pour un travail collaboratif efficient avec l’ensemble de l’équipe.
Mais il y a également la réduction de l’impact négatif des entreprises sur la planète, avec la volonté d’émettre moins de documents sous format papier. Pourtant, comme chacun le sait, une fois qu’un document est scanné et numérisé ; souvent sous le format PDF, il est impossible de travailler sur le contenu qui devient, par ce truchement, non modifiable.
Avec l’OCR, il devient possible non seulement de le modifier, mais de pouvoir travailler sur son contenu. Un logiciel qui peut rapidement se rendre indispensable pour tout entrepreneur.
Il permet de lire des documents qui ont été scannés via une tablette, un ordinateur ou même un appareil photo, si celui-ci est numérique, bien entendu. Il peut traiter différents formats, tels que le HTML, le TXT, PDF, DOC, ou encore passer par des applications connues comme Adobe Acrobat, Excel pour les tableaux ou les fichiers textes avec Microsoft Word…
Que faire quand on ne maîtrise pas le logiciel OCR ?
Si les grandes entreprises pourront sans doute prendre un logiciel OCR à l’interne, pourquoi, pour toutes les autres, ne pas passer par l’externalisation de cette tâche ? En passant par un BPO ; ou délégation d’une tâche de l’entreprise à un tiers ; il sera possible de bénéficier des atouts de ce logiciel.
D’autant que les entreprises qui se spécialisent dans ce type de travail (exemple : Reisswolf) proposent également des solutions pour numériser les documents, procéder à l’archivage numérique et papier ; avec une classification soignée.
Le fait de payer cette prestation est relativement avantageuse quand on pense au temps et à l’argent qu’il faudrait consacrer pour qu’une personne, à l’interne, numérise les centaines, voire les milliers de documents depuis la création de l’entreprise. Il faut ensuite pouvoir apprendre à maîtriser le logiciel OCR pour qu’il révèle tous ses points positifs.
Car ce dernier ne se contente pas d’exploiter le contenu des documents écrits, mais aussi des images qui ont été scannées. Le potentiel pour les métiers de l’audiovisuel, de la photographie, de la publicité est énorme. Mais cela implique qu’il est possible de retravailler un logo d’entreprise, sans avoir à le refaire dans son intégralité, par exemple.
La technique embarquée de ce logiciel (l’IPA : Integrity, Purposefulness and Adaptability) lui permet de faire le distinguo entre les différentes trames présentes dans un même document. Il analysera de façon différentielle un texte, une image, un tableau ou un graphique ; qui n’ont pas la même structure.
Dématérialisez vos documents d’entreprise, mais de façon à pouvoir exploiter leur contenu ultérieurement, et ce, quelle que soit leur nature. Pour cela, demandez l’aide d’experts qui pourront vous aider, grâce au logiciel OCR.
